DROPZONE / ARCHIVIERUNG PER DRAG & DROP
Über die integrierte Dropzone können Sie beliebige Dateien direkt über Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central in DocuWare archivieren.
Video: Archivierung selbsterstellter Belege
DocuWare for Microsoft Dynamics NAV
Die wichtigsten funktionen
Unsere Schnittstelle und Integration zwischen dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare und der ERP-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehem. Microsoft Dynamics NAV) liefert Ihnen vielfältige Funktionen zur Archivierung, Dokumentenanzeige und Datensynchronisation.
Automatisierte Archivierung
Dokumente, welche von Ihnen im ERP-System Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central erzeugt werden, werden vollautomatisch, serverseitig und im Hintergrund in DocuWare rechtssicher archiviert und indexiert.
Dokumentenanzeige
Über einen neuen Button in der Menüleiste von Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central können Sie archivierte, zugehörige Dokumente zum aktiven Datensatz anzeigen lassen.
Bi-Direktionale Datensynchronisation
Daten, die über einen digitalen Workflow in DocuWare gesammelt werden, können automatisiert, beispielsweise als Buchungsvorschlag an Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central übergeben werden.
WAS LEISTET DIE INTEGRATION?
FUNKTIONSUMFANG
Neben den drei wesentlichen Funktionen zur Archivierung, Anzeige und Datensynchronisation bietet unsere Integration viele weitere Funktionalitäten (Auszug).
DOKUMENTENANHÄNGE
Bei Erstellung eines neuen Beleges haben Sie die Option, Dateien anzuhängen, welche mit dem Beleg archiviert werden. Beispielsweise Kalkulationen in Excel etc.
SUCHE & VERLINKUNGEN
Dank der integrierten Such-Option können Sie aus NAV bzw. Business Central archivierte Dokumente suchen und anzeigen. Mit der "Link"-Funktion erhalten Sie per Mausklick alle zugehörigen Dokumente, z.B. zu einem Vorgang.
EINGANGSRECHNUNGSBUCH
Dank des verfügbaren Eingangsrechnungsbuchs sehen Sie direkt in NAV bzw. Business Central, welche Rechnungen sich gerade im Umlauf (Workflow in DocuWare) befinden und können die Belege via Button anzeigen.
Warum ist der einsatz einer guten integration so wichtig?
VORTEILE & NUTZEN
Allein durch den Einsatz eines modernen Enterprise Content Management Systems (ECM) oder Dokumentenmanagementsystems (DMS) wie DocuWare erhalten Sie vielfältige Nutzeneffekte und Benefits.
Doch erst durch eine nahtlose Integration Ihrer wichtigsten IT-Anwendungen erlangen Sie maximalen Nutzen!
Benefit #1
HOHE BENUTZER-AKZEPTANZ
Durch die hohe und nahtlose Integration von DocuWare in die ERP-Suite Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV) von Microsoft müssen die Anwender ihre führende Anwendung nicht verlassen. Die Hauptanwendung ist und bleibt Ihr NAV bzw. Business Central-System. Dank Automatismen, Anzeige-Button, Suchmöglichkeiten und allen weiteren Funktionen bleibt der Anwender in diesem System und muss sich so keiner ausgiebigen Schulung im DMS/ECM unterziehen.
BENEFIT #2
MAXIMALE SICHERHEIT
Aufgrund der Komination und dem Einsatz des DMS DocuWare sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite: DocuWare archiviert alle ein- und ausgehenden Belege gesetzeskonform und unverändert im digitalen Dokumentenpool ab.
Sollte sich mal der Footer/Header/Briefkopf in NAV bzw. Business Central ändern, so können Sie gegenüber Ihrem Finanz- oder Wirtschaftsprüfer jederzeit den "Original-Beleg" zeigen.
Benefit #3
DEUTLICHE ZEITERSPARNIS
Durch die vollautomatische Archivierung aller selbsterstellten Belege sparen die Anwender Zeit - denn es erfordert keinerlei manuelle und händische Ablagen im Aktenordner mehr.
Viel mehr Spaß und Nutzen bringt die andere Richtung: Anhand digitaler Workflows sammeln Sie alle notwendigen Informationen und Kontierungsdaten und lassen diese automatisiert als Buchungsvorschlag in NAV bzw. Business Central eintragen - eine manuelle Erfassung entfällt!
Rechtssichere Archivierung
Durch Nutzung der Schnittstelle und Integration stellen Sie eine rechts- und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Belege sicher.
Dokumente, die über Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central erzeugt werden, werden automatisch im ECM/DMS-System DocuWare archiviert und dort über die Aufbewahrungsfrist gesetzeskonform vorgehalten.
Darüber hinaus bietet Ihnen das DMS die Archivierung aller Dokumente, egal ob selbsterstellt oder von Ihren Kunden und Lieferanten.
Öffnen von Vorgängen
In Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehem. Dynamics NAV) haben Sie primär Ihre Kunden- und Lieferantendaten und können darüber nachvollziehen, welche Dokumente mit NAV bzw. Business Central erzeugt oder erfasst wurden.
In Kombination mit "DocuWare for Microsoft Dynamis NAV/BC" binden Sie das bekannte DMS DocuWare an Ihre ERP-System an.
DocuWare sichert für Sie alle Belege - egal ob ausgehend (mit NAV bzw. Business Central erzeugt) oder eingehende Dokumente, wie gescannte Kreditorenrechnungen, E-Mails, Dateien etc.
Über neue Buttons in Ihrer NAV bzw. Business Central-Oberfläche können Sie per Mausklick gesamte Vorgänge öffnen und sehen alle zugehörigen Dokumente.
Buchungsvorschläge automatisch erstellen
Ein großer Vorteil der Integration ist der bidirektionale Datenaustausch. So lassen sich nicht nur Dokumente aus dem ERP archivieren, sondern auch alle im digitalen Workflow gesammelten Daten ins ERP übertragen. Ein Beispiel:
Eingehende Lieferantenrechnungen werden in DocuWare gescannt und archiviert. Über die Workflow-Komponente werden die Rechnungen geprüft, verteilt, weitergeleitet und freigegeben.
Damit die Buchhaltung nun die notwendigen Daten zum Verbuchen der Rechnung kein zweites Mal händisch eingeben muss, überträgt die Schnittstelle alle relevanten Daten wie Kreditorenname, -nummer, Beträge, Rechnungsnummer, Kontierungsinformationen etc. automatisch an NAV bzw. Business Central und erzeugt im ERP entsprechende Buchungsvorschläge.
Das spart viel Zeit und somit auch Geld.
INTEGRATION IN DER PRAXIS
ANWENDUNGSFÄLLE
Die Integration "DocuWare for Microsoft Dynamics 365 Business Central bzw. Dynamics NAV" unterstützt Sie bei der Realisierung unterschiedlichster Anwendungsfälle!
Die - aus unserer Sicht - drei wichtigsten Use Cases
haben wir Ihnen kurz beschrieben.
Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Webdemo!
Termin anfragenSEHEN SIE ANHAND VON SCREENSHOTS EINEN TEIL UNSERER FUNKTIONEN
SCREENSHOTS
Drag & Drop Ablage
Anzeige-Button auf der Debitorenkarte
Eingangsrechnungsbuch mit Button zum Öffnen von Kreditorenrechnungen
Dokumentensuche aus dem Rollencenter
FAQ
Die wichtigsten Fragen & Antworten
In dieser Rubrik erhalten Sie auf einen Blick alles Wichtige zur Integration.
Kontakt zu uns
Wir freuen uns sehr auf Ihren Kontakt und stehen bei allen Fragen und Themen gerne zur Verfügung.
Ihr Ansprechpartner
Fabian Konda
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